چه بند هایی باید داخل پروفرما باشد تا دردسر نشود؟

چه بندهایی باید داخل پروفرما باشد تا دردسر نشود؟

پروفرما اینویس یکی از مهم‌ترین اسناد در واردات و صادرات است و هر خطای کوچک در آن می‌تواند منجر به توقف کالا در گمرک، خسارت مالی، اختلافات حقوقی با فروشنده یا حتی عدم صدور مجوز پرداخت شود. بنابراین واردکنندگان حرفه‌ای همیشه قبل از امضا، بندهای پروفرما را به‌دقت بررسی می‌کنند تا هیچ ابهامی باقی نماند. در این مقاله تمام بندهایی که باید در یک پروفرمای استاندارد وجود داشته باشد را با توضیح کامل بررسی می‌کنیم تا فرآیند خرید خارجی شما بدون دردسر و کم‌ریسک انجام شود.

پروفرما چیست و چرا باید دقیق تنظیم شود؟

پروفرما پیش‌فاکتوری است که تمام اطلاعات اولیه معامله خارجی در آن ثبت می‌شود. این سند مبنای صدور مجوز ثبت سفارش، پرداخت، بیمه، حمل، بازرسی، ترخیص و حتی رسیدگی‌های مالیاتی است. کوچک‌ترین اشتباه در پروفرما ممکن است باعث این مشکلات شود:

• عدم تأیید ثبت سفارش
• اختلاف قیمت با فروشنده
• مشکل در انطباق مشخصات کالا با اسناد حمل
• جریمه‌های گمرکی به دلیل مغایرت ارزش
• طولانی شدن ترخیص و افزایش هزینه دموراژ
• لغو اعتبار اسنادی توسط بانک

برای جلوگیری از این مسائل، لازم است هر پروفرما شامل بندهای اجباری و استاندارد باشد.

بندهای ضروری که حتماً باید داخل پروفرما باشد

1. مشخصات کامل فروشنده و خریدار

پروفرما باید مشخصات کامل طرفین معامله را شفاف و رسمی شامل موارد زیر درج کند:

نام قانونی شرکت، آدرس کامل، شماره ثبت، اطلاعات تماس و نام شخص مسئول. نبود همین اطلاعات ساده ممکن است باعث عدم پذیرش پروفرما در سامانه‌های دولتی یا بانک شود.

2. شماره و تاریخ پروفرما

هر پروفرما باید دارای شماره یکتا و تاریخ صدور باشد.

تاریخ پروفرما برای ثبت سفارش، قرارداد پرداخت و کنترل‌های گمرکی ضروری است.

3. مشخصات کامل کالا

بسیار مهم‌ترین بخش پروفرما همین قسمت است. هرگونه ابهام در مشخصات کالا باعث برگشت خوردن اسناد و اختلافات شدید می‌شود. بخش مشخصات باید شامل موارد زیر باشد:

• نام کامل کالا
• مدل، برند، شماره فنی یا کد فنی
• استانداردهای ساخت
• جنس و کیفیت
• سری ساخت یا سال تولید
• کاربری یا نوع مصرف
• کشور سازنده

هر جمله باید دقیق و یک‌معنا باشد تا امکان تفسیر اشتباه از بین برود.

4. مقدار و واحد کالا

نوع واحد (عدد، کیلوگرم، متر، بسته و ...) باید واضح باشد.

مقدار کالا باید با بسته‌بندی و اسناد حمل همخوانی کامل داشته باشد.

5. قیمت واحد و قیمت کل

در پروفرما باید دو قیمت ذکر شود:

• قیمت هر واحد کالا
• قیمت کل سفارش

همچنین باید نوع ارز به‌طور دقیق مشخص شود. مثلاً دلار آمریکا، یورو، درهم یا یوان.

نبود واحد ارز موجب رد پروفرما توسط بانک و گمرک می‌شود.

6. شرایط پرداخت

این بند یکی از مهم‌ترین قسمت‌هاست. شرایط پرداخت می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• پرداخت نقدی
• حواله
• اعتبار اسنادی
• پرداخت پس از بازرسی
• پرداخت مرحله‌ای

هرگونه ابهام در شرایط پرداخت باعث مشکلات بزرگ در انتقال پول می‌شود.

7. شرایط تحویل کالا بر اساس اینکوترمز

حتماً باید نوع اینکوترمز و نسخه دقیق آن درج شود.

مثلاً: FOB Shanghai 2020 یا CIF Bandar Abbas 2020

این بند تعیین می‌کند که هزینه‌ها و ریسک‌ها تا چه مرحله‌ای بر عهده فروشنده است.

اگر این بند حذف شود، ممکن است هزینه‌های سنگینی مثل حمل، بیمه یا دموراژ به شما منتقل شود.

8. زمان تحویل کالا

برنامه تحویل کالا باید شفاف باشد. تین خطا رایج است:

نوشتن Delivery: 30 days without confirmation

باید مشخص باشد که 30 روز بعد از چه مرحله‌ای:

پس از پیش‌پرداخت؟ پس از تایید نهایی؟ پس از آماده‌سازی اسناد؟

تاریخ دقیق تحویل جلوی تأخیرهای فروشنده را می‌گیرد.

9. شرایط بسته‌بندی

نوع بسته‌بندی باید دقیق و مطابق استانداردهای حمل بین‌المللی باشد.

مثلاً: کارتن، پالت چوبی، کیسه لمینت، جعبه فلزی و…

اگر بسته‌بندی در پروفرما ذکر نشود و کالا آسیب ببیند، مسئولیت کامل با خریدار خواهد بود.

10. وزن خالص و ناخالص کالا

این بند برای محاسبه هزینه حمل، بیمه و ثبت سفارش ضروری است.

گمرک نیز برای محاسبه تعرفه گمرکی به وزن نیاز دارد. نبود وزن باعث تأخیر طولانی در ترخیص می‌شود.

11. شرایط بازرسی کالا

اگر بازرسی توسط یک شرکت ثالث انجام می‌شود باید در پروفرما درج شود:

• نام شرکت بازرسی
• مکان بازرسی
• نوع بازرسی (پیش از حمل یا حین بارگیری)

نوشتن این بند جلوی اختلافات کیفیتی را می‌گیرد.

12. مدت اعتبار پروفرما

پروفرما باید دارای تاریخ اعتبار باشد تا فروشنده نتواند بعداً قیمت‌ها را تغییر دهد.

مثلاً: اعتبار تا 30 روز پس از صدور.

13. شماره تعرفه (HS Code)

HS Code برای ثبت سفارش، گمرک و بانک ضروری است.

نوشتن HS Code غلط می‌تواند منجر به جریمه و توقف کالا شود.

14. شرایط مرجوعی و گارانتی

اگر کالا معیوب باشد باید شرایط برگشت یا جبران خسارت در پروفرما ذکر شود.

نبود این بند باعث می‌شود هیچ ابزاری برای اعتراض قانونی نداشته باشید.

15. محل بارگیری و مقصد نهایی

باید دقیقاً مشخص شود که کالا از کدام بندر، فرودگاه یا انبار بارگیری می‌شود و مقصد نهایی کجاست.

در غیر این صورت اسناد حمل با پروفرما همخوان نخواهد بود.

16. امضا و مهر فروشنده

پروفرما بدون مهر و امضا اعتبار قانونی ندارد.

حتماً پروفرما باید دارای امضای معتبر باشد تا بانک و گمرک آن را بپذیرند.

نکات مهم برای جلوگیری از دردسر در پروفرما

برای جلوگیری از هرگونه مشکل، حتماً موارد زیر را رعایت کنید:

• هرگز پروفرمای بدون تاریخ و شماره قبول نکنید.
• مشخصات کالا باید دقیق، فنی و غیرقابل تفسیر باشد.
• اینکوترمز بدون نسخه سال معتبر نیست.
• قیمت واحد و کل باید در یک واحد ارزی مشخص باشد.
• حتماً بسته‌بندی و شرایط تحویل را به‌طور مکتوب قید کنید.
• وزن، حجم و ابعاد بسته‌بندی را کنترل کنید.
• پروفرما باید مهر و امضای معتبر داشته باشد.

نتیجه‌گیری

یک پروفرمای استاندارد باید تمام اطلاعات معامله را شفاف، دقیق و مبتنی بر استانداردهای بین‌المللی توضیح دهد. هر بند پروفرما نقش مهمی در مراحل ثبت سفارش، پرداخت و ترخیص دارد. هرگونه نقص، ابهام یا اشتباه می‌تواند باعث تأخیرهای طولانی، اختلافات مالی و مشکلات گمرکی شود. با رعایت بندهای ضروری و کنترل دقیق محتوا، می‌توانید فرآیند واردات خود را بدون دردسر، سریع و قابل پیش‌بینی مدیریت کنید.