آموزش کامل پروفرما اینویس (با مثال واقعی)

آموزش کامل پروفرما اینویس (Proforma Invoice) با مثال واقعی

پروفرما اینویس یکی از اصلی‌ترین اسناد در تجارت بین‌الملل است که قبل از صدور فاکتور نهایی و شروع فرآیندهای پرداخت، حمل و ترخیص کالا صادر می‌شود. این سند نقش «پیشنویس قرارداد خرید» را دارد و نوعی تعهد مکتوب از سوی فروشنده است که اطلاعات کالا، قیمت، شرایط پرداخت، شرایط تحویل و زمان آماده‌سازی بار را مشخص می‌کند. تسلط بر تهیه و بررسی پروفرما اینویس برای هر واردکننده و صادرکننده ضروری است زیرا هر اشتباه کوچک در آن می‌تواند به اختلاف، تأخیر در ترخیص و حتی زیان مالی منجر شود.

در این مقاله هرآنچه باید درباره پروفرما اینویس بدانید، مانند تعریف، کاربردها، اجزای اصلی، نکات حقوقی، روش تأیید، اشتباهات رایج و یک مثال واقعی از پروفرما ارائه می‌شود.

پروفرما اینویس چیست؟

پروفرما اینویس یک پیش‌فاکتور رسمی است که فروشنده قبل از فروش نهایی و دریافت پول، برای خریدار صادر می‌کند. این سند بیان می‌کند که چه کالایی با چه مشخصاتی، در چه شرایطی، با چه قیمتی و تحت چه قوانین حمل و پرداختی به خریدار فروخته خواهد شد.

برخلاف فاکتور تجاری نهایی، پروفرما اینویس ارزش گمرکی ندارد اما مبنای زیر مراحل قرار می‌گیرد:

توافق طرفین، درخواست مجوزهای واردات، ثبت سفارش، ارائه به بانک برای حواله یا LC، استعلام هزینه حمل، برنامه‌ریزی تأمین مالی، پیشگیری از اختلافات حقوقی.

چرا پروفرما اینویس مهم است؟

پروفرما اینویس اهمیت زیادی دارد زیرا:

– به خریدار امکان می‌دهد قبل از پرداخت وجه، تمام شرایط خرید را بررسی کند.

– برای دریافت پروفرم ثبت سفارش، مجوز استاندارد، مجوز وزارت صنعت یا کشاورزی، ارائه مدارک به بانک و استعلام هزینه حمل ضروری است.

– مانع اختلافات احتمالی بین فروشنده و خریدار در خصوص قیمت، مقدار، کیفیت و شرایط قرارداد می‌شود.

– یک سند معتبر در مکاتبات بین‌المللی است و در صورت بروز مشکل، به عنوان مدرک قابل ارائه به مراجع داوری یا گمرک استفاده می‌شود.

اجزای ضروری یک پروفرما اینویس

برای اینکه پروفرما معتبر و قابل استناد باشد باید شامل بخش‌های مشخصی باشد. مهم‌ترین اجزا عبارت‌اند از:

۱. عنوان سند

فروشنده باید بالای صفحه عبارت Proforma Invoice یا Performa Invoice را درج کرده باشد.

۲. شماره پروفرما و تاریخ صدور

این شماره در کل فرآیند واردات و مکاتبات رسمی اهمیت دارد. تاریخ پروفرما برای تعیین زمان تحویل، اعتبار قیمت و زمان انجام پرداخت الزامی است.

۳. اطلاعات کامل فروشنده

شامل نام شرکت، آدرس دفتر، شماره ثبت، شماره تماس، ایمیل، نام شخص مسئول، کشور مبدأ و گاهی شماره مالیاتی.

۴. اطلاعات کامل خریدار

مشخصات شرکت خریدار، آدرس، تلفن، شخص مسئول خرید، کشور مقصد.

۵. شرح کامل کالا

یکی از مهم‌ترین بخش‌هاست و باید شامل موارد زیر باشد:

نام کالا، برند، مدل، شماره فنی، کشور سازنده، مواد تشکیل‌دهنده، کاربرد، گرید کیفیت، تعداد، وزن، حجم، استاندارد مربوطه.

هرچه اطلاعات دقیق‌تر باشد، مشکلات گمرکی و اختلافات بعدی کمتر می‌شود.

۶. قیمت واحد و قیمت کل

فروشنده باید قیمت واحد هر کالا و قیمت کل را بر اساس شرایط تحویل تعیین کند.

۷. نوع ارز

مثلاً دلار، یورو، درهم یا یوان.

۸. شرایط تحویل طبق اینکوترمز

مانند EXW، FOB، CIF، CFR، DDP.

هر کدام مسئولیت و ریسک حمل را مشخص می‌کنند.

۹. شرایط پرداخت

شامل یکی از روش‌های زیر:

پیش‌پرداخت کامل، پیش‌پرداخت درصدی و تسویه قبل از حمل، پرداخت پس از ارائه اسناد، LC، TT.

۱۰. زمان تحویل

فروشنده باید زمان تولید یا آماده‌سازی کالا و زمان تقریبی تحویل را ذکر کند.

۱۱. وزن و حجم بار

اطلاعات مهم برای رزرو کانتینر، محاسبه هزینه حمل و بررسی محدودیت‌های گمرکی.

۱۲. شماره و نام بانک فروشنده

مشخصات حسابی که خریدار باید پرداخت را به آن انجام دهد.

۱۳. مدت اعتبار پروفرما

برای مثال، پروفرما ۳۰ روز اعتبار دارد.

این موضوع مانع تغییر قیمت در دوره مذاکره می‌شود.

۱۴. امضا و مهر فروشنده

برای معتبر بودن پروفرما، امضا فیزیکی یا دیجیتال الزامی است.

مراحل تهیه و تأیید پروفرما اینویس

مرحله اول: درخواست پروفرما

خریدار پس از نهایی کردن مذاکره، از فروشنده می‌خواهد پروفرما ارسال کند.

در این مرحله باید دقیق‌ترین اطلاعات ممکن ارائه شود تا فروشنده پروفرمای کامل تهیه کند.

مرحله دوم: بررسی کامل پروفرما

خریدار باید تک‌تک بندها را چک کند:

مشخصات کالا، قیمت، شرایط تحویل، زمان تحویل، وزن، اطلاعات بانکی، گواهی‌های لازم و تطابق با نیازهای گمرکی.

مرحله سوم: اصلاحات لازم

اگر هر بند با قرارداد یا مذاکرات سازگار نبود، خریدار باید درخواست اصلاح پروفرما بدهد.

مرحله چهارم: تأیید نهایی

پس از تأیید خریدار، فروشنده نسخه نهایی را با مهر و امضا ارسال می‌کند.

مرحله پنجم: استفاده از پروفرما در فرآیند واردات

این سند برای:

ثبت سفارش، دریافت مجوز، پرداخت بانکی، صدور حواله، دریافت پیش‌فاکتور حمل، برنامه‌ریزی لجستیک استفاده می‌شود.

اشتباهات رایج در پروفرما اینویس

بسیاری از واردکنندگان به دلیل عدم دقت در پروفرما متحمل خسارت می‌شوند. عمده اشتباهات عبارت‌اند از:

– نبودن شماره فنی یا شرح کامل کالا

– متفاوت بودن قیمت در پروفرما و فاکتور نهایی

– ذکر نشدن شرایط تحویل بر اساس اینکوترمز

– عدم ذکر وزن دقیق که باعث افزایش هزینه حمل می‌شود

– نداشتن مهر و امضای فروشنده

– ناواضح بودن شرایط پرداخت

– کوتاهی مدت اعتبار پروفرما

– اختلاف در تعداد یا کیفیت کالا هنگام تحویل

نکات کلیدی و حرفه‌ای برای داشتن پروفرما استاندارد

– همیشه مشخصات کالا را خودتان دقیق بنویسید و از فروشنده بخواهید آن را وارد کند.

– اگر کالا نیاز به استاندارد، گواهی تست یا استاندارد اجباری دارد، حتماً در پروفرما ذکر کنید.

– برای کالاهای چندبخشی مانند لوازم خودرو، مشخصات را به‌صورت خط‌به‌خط و واضح درخواست کنید.

– اگر قصد پرداخت از طریق بانک دارید، اطلاعات حساب فروشنده باید کاملاً معتبر و قابل راستی‌آزمایی باشد.

– قبل از تأیید پروفرما، با یک شرکت حمل‌ونقل معتبر درباره وزن و ابعاد و هزینه حمل مشورت کنید.

– اگر فروشنده غیرحرفه‌ای است، حتماً نمونه پروفرما از او دریافت کنید تا کیفیت کارش مشخص شود.

جمع‌بندی

پروفرما اینویس یکی از مهم‌ترین اسناد در واردات و صادرات است که تمام جزئیات یک معامله را قبل از پرداخت مشخص می‌کند. دقت در بررسی پروفرما، جلوگیری از اختلافات، کاهش ریسک مالی و سرعت‌بخشیدن به فرآیندهای بانکی و گمرکی را به همراه دارد. یک پروفرمای حرفه‌ای باید شامل تمام اطلاعات فروشنده، خریدار، کالا، قیمت، اینکوترمز، پرداخت، وزن، زمان تحویل و امضا باشد. با رعایت نکات این مقاله می‌توانید پروفرماهای معتبر، استاندارد و قابل پیگیری تهیه کنید و معاملات بین‌المللی خود را با اطمینان انجام دهید.